Wie lässt sich in der Baubranche mit der Digitalisierung Geld sparen? Wir erklären, wie eine papierlose Baustelle Kosten senkt und die Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Unternehmens stärkt
Papierlose Baustelle - wie funktioniert das?
Die Digitalisierung macht auch vor der Baubranche nicht Halt. Umso wichtiger ist es, ihr Potenzial für das eigene Unternehmen zu erkennen und gewinnbringend zu nutzen. Eine Möglichkeit dafür bietet das Konzept der papierlosen Baustelle. Dabei werden Unterlagen nicht mehr in Aktenordnern abgeheftet, sondern in einer digitalen Bauakte verwaltet. Mithilfe einer Software können alle Beteiligten jederzeit und von überall aus bequem über den Computer, das Tablet oder das Smartphone auf die Dokumente zugreifen und sie bearbeiten.
Kann ich mit einer papierlosen Baustelle Kosten senken?
Die digitale Verwaltung aller Unterlagen spart Zeit und Geld: Das Projektmanagement wird so effizienter und die Kommunikation auf der Baustelle einfacher sowie transparenter. Dadurch kann Ihr Unternehmen in der gleichen Zeit mehr Aufträge erledigen.
Geschäftsführer erhalten durch die digitalen Prozesse einen besseren Überblick über alle Vorgänge in ihrem Unternehmen und können entstehende Engpässe schneller identifizieren. Damit steigert das Konzept der papierlosen Baustelle auf lange Sicht die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens und sorgt für zufriedenere Kunden. Auch für das Backoffice bringt der Verzicht auf Papier viele Vorteile: Die Suche nach bestimmten Unterlagen wird einfacher, die Kosten für den Druck und postalischen Versand von Dokumenten entfallen.
Geld sparen bei der digitalen Rechnungsstellung
Insbesondere mit der digitalen Rechnungsstellung können Sie bares Geld sparen. Indem die Bearbeitung der Rechnungen auf diese Weise schneller und weniger fehleranfällig wird, können Sie Rabatte nutzen und Mahngebühren vermeiden. Außerdem bietet die papierlose Baustelle mehr Sicherheit: Mit der Umstellung senken Sie das Risiko von Baumängeln, da alle Mitarbeiter digital auf die aktuellste Version der Baupläne zugreifen können und Änderungen in Echtzeit mitgeteilt werden. Baumängel können auf der Baustelle fotografiert und direkt in die digitale Bauakte eingefügt werden. Sollte es doch einmal zu Beschwerden kommen, bietet die digitale Bauakte eine rechtssichere und lückenlose Dokumentation aller Schritte im Bauprozess.
Mit Tablets können Bauleiter schnell und bequem auf alle Unterlagen zugreifen
Wie steige ich auf eine papierlose Baustelle um?
Bei all diesen Vorteilen der papierlosen Baustelle darf man eines nicht vergessen: Der Übergang von der analogen in die digitale Welt will gut geplant sein. Andernfalls besteht die Gefahr, dass ein großes Chaos entsteht und wichtige Informationen verloren gehen.
Den Weg hin zu einer papierlosen Baustelle können Sie in fünf Schritten unterteilen:
1. Vorbereitung und Planung
Analysieren Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen und finden Sie heraus, welche Anforderungen ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) mitbringen muss, um in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden zu können. Achten Sie auch darauf, dass die neue Software kompatibel mit allen anderen Computersystemen sein sollte, die Sie bisher schon nutzten. Am Ende dieses Schritts haben Sie idealerweise eine Software gefunden, die perfekt zu Ihnen passt.
2. Schulung der Mitarbeiter
Es ist sehr wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an mit ins Boot holen. Erklären Sie ihnen die Vorteile einer digitalen Bauakte und gehen auf Sie auf ihre Vorschläge und Bedenken ein. Wenn Sie sich für eine Software entschieden haben, müssen die Mitarbeiter in der Anwendung des neues Systems geschult werden.
3. Digitalisierung vorhandener Dokumente
Jetzt können alle Papierdokumente digitalisiert und in das neue System eingepflegt werden. Dafür können Sie sich entweder einen Dokumentenscanner mit einer entsprechenden Erkennungs-Software zulegen oder Sie beauftragen einen Dienstleister, der diese Arbeit für Sie übernimmt. Alte Dokumente, die die gesetzliche Aufbewahrungsfrist überschritten haben, können entsorgt werden. Die digitalisierten Dokumente müssen anschließend im neuen DMS in die jeweilige digitale Bauakte einsortiert werden.
4. Absprachen mit Geschäftspartnern
Um das Scannen von Dokumenten in Zukunft zu vermeiden, vereinbaren Sie mit Ihrem Geschäftspartnern, Ihrer Bank und Ihrer Versicherung, dass diese Ihnen von jetzt an alle Unterlagen digital zuschicken sollen. Dokumente, die Sie trotzdem noch in Papierform erhalten, müssen Sie auf jeden Fall weiterhin scannen, damit nicht wieder neue Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch entstehen!
5. Optimierung der Prozesse
Von hier an läuft auf Ihrer papierlosen Baustelle alles rund. Trotzdem werden Sie immer wieder Kleinigkeiten feststellen, die Sie noch verbessern können – und das ist auch gut so. Die Digitalisierung lebt davon, dass Vorgänge stetig optimiert werden. Also nur Mut!
Auf die richtigen Geschäftspartner kommt es an
Auf dem Weg zur papierlosen Baustelle ist es wichtig, dass auch Ihre Geschäftspartner digital sind. Und hier kommt klarx ins Spiel: klarx ist mit 530.000 verfügbaren Maschinen und 5.100 Mietstationen in ganz Deutschland die führende digitale Plattform für die Miete von Baumaschinen in Europa. Maschinen, die Sie bei klarx mieten, können Sie über den digitalen klarxMANAGER verwalten. Dort stehen Ihnen alle Rechnungen zur Verfügung, Sie können Maschinen mit einem Klick verlängern oder freimelden und verschiedene Nutzerprofile mit unterschiedlichen Zugriffsmöglichkeiten für Ihre Mitarbeiter festlegen – und das alles, ohne ein einziges Blatt Papier in die Hand zu nehmen. klarx bietet damit den optimalen Einstieg auf dem Weg zur papierlosen Baustelle.
Der klarxMANAGER ist ein großer Schritt auf dem Weg zur papierlosen Baustelle
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"Mit Tablets können Bauleiter schnell und bequem auf alle Unterlagen zugreifen" - Eigene Darstellung, "Der klarxMANAGER ist ein großer Schritt auf dem Weg zur papierlosen Baustelle" - Eigene Darstellung
